Zeitpläne und Gnatt Diagramme mit Meilensteinen allein reichen für ein perfektes Zeitmanagement in der Weiterbildung nicht aus. Eigene Arbeitsabläufe, der gewohnte Arbeitsstil sowie die persönliche Freizeitplanung lassen sich mit nur wenig Aufwand überraschend einfach optimieren. Setzen Sie sich mit Ihrer Selbstorganisation auseinander, verbessern Sie Ihre eingefahrene Arbeitsweise und strukturieren Sie Ihre Prioritäten. So steigern Sie Ihre Leistung, Aufgaben werden effizienter sowie effektiver erledigt und Ziele schneller erreicht. Um das ganze richtig anzugehen, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps und Tricks zusammengefasst.
Setzen von Prioritäten: Alt bekannt und stets bewährt – ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip
Für ein effektives und gelungenes Zeitmanagement in der Weiterbildung ist die Reihenfolge der Prioritäten unerlässlich. Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und im Endeffekt Zeit, Energie und Stress ersparen. Dafür ist es im Vorfeld jedoch notwendig, die entsprechende Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Viele von Ihnen arbeiten meist unbewusst nach einem der Prinzipien. So werden Sie sich in folgenden Tipps oft wiederfinden und nur kleine Optimierung der Selbstorganisation durchführen müssen. Die wichtigsten und bekanntesten Methoden für ein perfektes Zeitmanagement in der Weiterbildung sind die ABC-Analyse und die Prioritätensetzung nach Eisenhower. Testen Sie für sich, welche der beiden Methoden Ihnen am meisten zusagt und bleiben Sie dann standhaft bei Ihrer Entscheidung.
Nachdem Sie sich für eine Methode der Prioritätensetzung entschieden haben, nehmen Sie Ihre Aufgabenliste zur Hand und vergeben den einzelnen Aufgaben entsprechende Prioritäten. Es ist grundsätzlich nicht schwer, Prioritäten zu setzen. Man entscheidet, welche Aufgabenteile zuerst erledigt werden und macht sich anschließend an die Arbeit. Leider führt ein solch unbedachtes Handeln oft zu Problemen. Denn Prioritäten führen nur dann zum Erfolg, wenn dabei immer das Ziel im Blick behalten wird. In den folgenden Abschnitten erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Prioritäten richtig setzten.
ABC-Analyse – schnell, einfach und sehr effektiv:
Mithilfe der ABC-Analyse können Aufgaben, Aktivitäten, Probleme oder Produkte schnell und einfach priorisiert werden. Die ABC-Analyse soll mittels einer Einteilung in A-Kategorien (oberste Priorität, sehr wichtig), B-Kategorien (Priorität, durchschnittlich wichtig) und den C-Kategorien (keine Priorisierung, weniger wichtig) eine Entscheidungshilfe für die Vergabe der bevorstehenden Aufgaben sein. Die ABC-Analyse ist für viele Aufgaben ein anwendbares Verfahren und dient zur Erkennung von Schwerpunkten. Nur mit der Perspektive vor Augen können die vielen kleinen Teilbereiche der Live-, Fort- und Weiterbildung organisiert und wie bei einem Puzzle zusammengebracht werden.
Oft wird die ABC-Analyse mit dem Pareto-Prinzip verglichen, da die Vorgehensweise der Planung des Zeitmanagements, diesem sehr ähnlich ist. Wie bei der ABC-Analyse wird bei dem Pareto-Prinzip ein grobes Bild der IST-Situation geschaffen, welches dann in Kategorien geclustert wird. Haben Sie also die Aufgaben in A-B-C Kategorien aufgeteilt, können Sie diese nochmal in der Dringlichkeit Ihrer Wertigkeit mit dem Pareto-Prinzip unterstreichen. Durch die 80/20 Regel verschieben Sie Ihre Prioritäten, so kommen Sie mit einem klaren Kopf erfolgreicher und mit weniger Stress bei der Lernerei voran.
Pro und Contra der ABC-Analyse
In erster Linie überzeugt die ABC-Analyse durch ihre Einfachheit. Ihre Anwendung verursacht dadurch in jeder Situation nur einen relativ geringen Aufwand. Wichtig ist, sich auf die wesentlichen Bereiche des Zeitmanagements in der Weiterbildung zu beschränken, auf diese Weise können auch komplexe Themen der FAIN Weiterbildung analysiert werden. Abgesehen von den qualitativen Faktoren, ist die Analyse überall einsetzbar. Durch die übersichtliche Darstellung der Aufgaben haben Sie immer im Blick, welches Thema bei der Weiterbildung als nächstes bearbeitet werden sollte. Schwierig gestaltet sich bei der ABC-Analyse die Einteilung der Kategorien. Oft bleibt eine gewisse Unsicherheit, wo genau die Grenzen der A-B-C Kategorien zu ziehen sind. Sprechen Sie mit Ihren Dozenten und anderen Teilnehmern, das vereinfacht die Priorisierung des Lernstoffes und motiviert Sie, Ihre Liste weiter zu führen.